一、集采的目的
集中采购简单说就是把零散的采购量集中起来与与供应商议价，降低单价从而降低采购成本。
大白话就是把零售变批发（或团购），这种模式下商品的采购单价一定会降低（降低幅度和议价能力有关），但总体采购成本不一定降低，因为集采会增加管理成本。
对于不同的行业集采出了降本可能还有一些别的目的，以酒店行业为例我们看看集采有哪些目的。
1.价格优势，降低采购成本
集采的优势首先表现在价格上，集采的价格一定是低于自采的。当然也有例外，主要原因由于集采这个业务本身 需要人手，当维持集采业务所产生的费用高于价格优势降低的费用时，财务表现上集采比自采还贵。
假如某集团有100个酒店买电视机，京东价格为1000元。如果各店自购的话总共要花10万元，集团总部向电视生产厂家集采，一次性购买100台电视，厂家可以给到的价格为900元，降低了10%的采购成本。但本次集采业务如果需要采购员出差5天与厂家现场谈判，假如出差的成本为2000元/天，虽然价格上节约了10%但带来的额外成本却超出了集采降低的成本，集采就不合适了。
2.保品质、品牌形象以及知识产权保护
对于一个多门店或连锁酒店品牌来说，旗下所有门店的软硬件设施都能给客户带来相同的体验，打造出稳定可靠的客户体验，提高客户满意度。
在采购非标品（例如毛巾、拖鞋）这类物品时，外观相同但品质却相差十万八千里。终端采购人员为了利益最大化极大可能去选择价格低同时品质也低的商品，短期内获取到更大的利润，影响品牌形象。集采货源统一，代表品质也是统一的（品质统一不代表品质好）从而降低风险。
此外，酒店客房用品很多都是打了酒店 Logo 的，这也是为了提升品牌形象。单个门店无力承担高昂的开模费用，只有集采才能够摊销成本开模批量生产。
3.防止终端浪费虚报
终端门店人员由于个人利益和采购成本认知问题，容易造成采购浪费。集中采购的数据需要共享到集团（总部），通过大数据对终端门店采销情况进行分析，减少浪费和损耗。
通过数据分析防止不合理的采购需求。
4.降低地域性成本
对于多地域分散型业务，偏远地区物流成本相对较低，造成采购成本也整体偏高。
供应商可以对部分区域减少利润或负利润保证终端门店采购价格恒定，供应商可以这么做是因为偏远地区的采购量相对降低，对整体利润的影响较小。
5.增加集团现金流
终端门店的结算默认从原来的门店到供应商 ，改为门店到集团 、集团到供应商。因此集团增加现金流，相应的会多产生一笔增值税。
采购货款与供应商结算一般都有15天到6个月的账期，通过对账期的合理配置可实现集团现金流的正向增长。
二、集采模式
模式
一般通用的有两种模式：
第一种重资产模式：
集团成立一个下属贸易公司，由贸易公司向供应商采购，再销售给门店。
这种模式下由贸易公司向供应商直接采购，贸易公司需要有仓储和物流能力，贸易公司负责向终端门店配送。
财务流程上供应商给贸易公司开票，贸易公司给门店开票，贸易公司会产生增值税。
物流成本高低决定了集中采购成本的高低。适合采购量比较大，且配送区域相对集中的行业。
第二种轻资产模式：
集团汇总下属门店采购需求和供应商签订年度采购量的采购合同，由门店下单给供应商，集团只负责运营和管理不备货。集团不产生额外的财务成本。
轻资产模式下也可以设计一个财务实体实现对现金流的管理，门店通过内部结算给总部，由集团结算给供应商。
适合采购量较小或区域比较分散的行业。
信息化
集采成功的第一步就是信息化，不论什么样的信息化系统必须满足以下几点：
1.采购单流程，终端门店、集团、供应商对一次采购的单据管理和操作；
2.收货，通过流转收货单信息，参与结算的角色在收货数据上进行结算；
3.分析，主要是集团管理需要，通过分析数据优化采购流程采购量；
4.采购流程中的角色都在同一个系统中（不同系统通过接口打通），所有的数据都可以在线处理；
制度
分级采购，不同的需求划定不同的分级。
询比价，建立统一的询比价制度，通过制度实现流程化标准化。